Anleitungen
An dieser Stelle möchten wir Ihnen Hilfestellungen und Anleitungen zur Nutzung der Software Leveso2 zur Lehrgangsverwaltung der LFS Sachsen geben. Nach und nach werden hier kurze Videos oder PDF-Dateien eingestellt.
Die hier bereitgestellten Hilfen, werden durch uns, ebenfalls Nutzer des Programms, mit den uns zur Verfügung stehenden Mitteln bereitgestellt. Aber m.E. ist eine simple Info besser als keine Information. ;-) Für konstruktive Kritik sind wir immer empfänglich.
Veröffentlicht am 29. Oktober 2021
Einige Schulungsvideos können Sie sich auf der Website Leveso.de des Softwareherstellers ansehen. Die speziellen Regelungen für den Freistaat Sachen finden Sie dann aber hier auf dieser Seite in den einzelnen Abschnitten.
Kontrolle der aus dem Alt-System übernommenen Daten
Bei einem Mitglied das Ende eines Mitgliedschafts-Zeitraumes eintragen
Leveso.de/Schulungsvideos (Videos der Simplements GmbH)
Die Bedarfsmeldungen werden ab dem Jahr 2023 durch alle Organisationen, in Leveso2 vorgenommen.
Hier eine kurze Videoanleitung.
Videoanleitung: Bedarfsmeldung (Stand: Januar 2023)
Hinweis:
Die Bedarfsmeldungen für jedes Lehrgangsjahr können Sie bis zum 23.03.des Vorjahres in Leveso2 eintragen und Änderungen vornehmen. Ab dem 23.03. wird die Bearbeitung durch Sie nicht mehr möglich sein. Bitte beachten Sie auch, dass es bei der Bedarfsmeldung nicht ausreichend ist, nur eine Anzahl an Plätzen zu melden. Für jeden beantragten Lehrgangsplatz müssen Sie festlegen, welches Mitglied Ihrer Organisation diesen Platz erhalten soll. (s. Videoanleitung, oben)
Natürlich ist es später dann durch Sie möglich, erhaltene Lehrgangsplätze einem anderen Mitglied Ihrer Organisation zuzuweisen und zum Lehrgang anzumelden. Ein andere Person kann aber nur über einen TerminVoucher zu einem Lehrgangstermin gebucht werden, wenn diese Person in der Bedarfsliste enthalten ist. Wie Sie die Bedarfsliste im laufenden Lehrgangsjahr anpassen können erfahren Sie in nachfolgender Videoanleitung.
Videoanleitung: Wird gerade angefertigt
Bitte nutzen Sie bis dahin Teil 2 in der Videoanleitung Teilnehmertausch.
Damit z.B. eine Ortsfeuerwehr ihren Bedarf der Gemeinde melden kann, stellen wir Ihnen folgende Excel-Datei zur Verfügung:
Hier die Anleitung, wie Sie in der Übergangsphase in Erfahrung bringen können, welche LG-Plätze Sie bisher erhalten haben:
Die Vergabe der Lehrgangsplätze durch die LFS Sachsen erfolgt in der Regel bis zum 31.10. eines jeden Jahres. Bis zum 14.11. werden dann die übergeordneten Organisationen, die erhaltenen Plätze an die Gemeinden weitergegeben haben. Ab dem 15.11. können dann alle Organisationen Mitglieder zu den Lehrgängen anmelden.
Für das Lehrgangsjahr 2022 erfolgt die Einladung und Anmeldung wie in den Jahren zuvor.
Teilnehmertausch – Leveso2-Extranet
In diesem Abschnitt werden die aktuell notwendigen Arbeitsschritte beschrieben, wenn Sie die Buchung einer bereits zu einem Lehrgang gebuchten Person stornieren und anschließend eine andere Person über den nach der Stornierung wieder verfügbaren TerminVoucher, zu diesem Lehrgangstermin anmelden möchten.
Zum aktuellen Zeitpunkt können Sie einen Teilnehmertausch nur bis zum Erreichen des Anmeldeschlusses selbst durchführen. Ist das Datum des Anmeldeschlusses erreicht, wenden Sie sich für einen Teilnehmertausch bzw. einer Buchungsstornierung bitte per E-Mail an lehrgangsanmeldung@lfs.smi.sachsen.de.
Aktuell sind für einen Teilnehmertausch folgende Schritte notwendig:
- Stornierung der erfolgten Buchung
Kurzbeschreibung:
Menüpunkt: Lehrgänge
1.1 Betreffende Lehrgangsart markieren (Bildschirm links)
1.2 Betreffenden Lehrgangstermin markieren (Bildschirm rechts oben)
1.3 In der Zeile der Buchung (Bildschirm rechts unten), welche storniert werden soll, auf das rote Kreuz (in Zeile rechts) klicken
1.4 Abfrage, ob die Stornierung durchgeführt werden soll, bestätigen
(s. auch Anleitung Buchung stornieren)
- Eventuell notwendige Anpassung der Bedarfsmeldung
Nur Personen, die in der Bedarfsliste stehen, können zu einem Lehrgangstermin gebucht werden. Wenn also eine Person der Bedarfsmeldung hinzugefügt werden muss, weil diese in der Liste der Personen dieser Bedarfsmeldung nicht enthalten ist, muss folgendes unternommen werden.
Kurzbeschreibung:
Menüpunkt Bedarfsmeldungen
2.1 Filter Lehrgangsjahr und Lehrgänge mit Bedarfsmeldung einstellen
2.2 Betreffende Lehrgangsart markieren
2.3 Neue Person hinzufügen
a) Der Button +Teilnehmer ist sichtbar = klicken Sie auf diesen Button um eine Person
Ihrer Organisation der Bedarfsliste hinzuzufügen
b) Der Button +Teilnehmer ist nicht sichtbar = stornieren Sie den Bedarf bei so vielen Personen, bis weniger Personen in der Bedarfsliste aufgeführt sind, als Ihnen TerminVoucher zur Verfügung stehen. Erst in diesem Zustand ist der Button +Teilnehmer sichtbar
- Buchung der anderen Person
Nachdem die Stornierung durchgeführt wurde und auch die Person die neu gebucht werden soll in der Bedarfsliste steht, können Sie diese Person zum Lehrgangstermin anmelden.
Kurzbeschreibung:
Menüpunkt: Voucher
3.1 Lehrgangsart markieren (Bildschirm links)
3.2 Details der zu buchenden Person anzeigen lassen (Bildschirm rechts oben)
Dazu auf das Zeichen > vor dem Namen der Person klicken
3.3 Den betreffenden Termin markieren und am Ende dieser Zeile auf das Zeichen + klicken
Es erfolgt die Buchung mit anschließender Überprüfung, ob die gebuchte Person die
Teilnahmevoraussetzungen erfüllt. In den nächsten 10 Minuten wird mit dem Ergebnis der Überprüfung eine E-Mail an die entsendende Stelle und an die gebuchte Person gesendet, insofern in den Stammdaten der Person eine E-Mail-Adresse hinterlegt worden war (während der Buchung).
(s. auch Anleitung Buchung)
Videoanleitung: Teilnehmertausch
Information
Zukünftig wird es neben der Buchungsstornierung auch einen Button ‚Teilnehmertausch‘ geben, wo o.g. Arbeitsschritte in einer Funktion zusammengefasst werden. Wenn diese neue Funktionalität in das Programm implementiert wurde, werden wir Sie darüber informieren.
Noch eine Bitte. Aktuell sind wir gerade dabei, unsere Hompage in Bezug auf Informationen zu Leveso2 zu aktualisieren. Uns interessiert, ob die hierangebotenen Hilfestellungen und Informationen zur Arbeit mit dem Programm Leveso2, für Sie ausreichend und verständlich sind, oder was wir Ihrer Meinung nach ändern oder ergänzen sollten. Bitte teilen Sie uns dieses per E-Mail an reiner.warmschmidt@lfs.smi.sachsen.de mit.
Vielen Dank!
